.
Ośrodek  Przetwarzania  Informacji  –  Państwowy  Instytut  Badawczy
Fundusze Europejskie –
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka

FAQ

Zapraszamy do zapoznania się z najczęściej zadawanymi pytaniami  dotyczącymi Programu Innowacyjna Gospodarka (FAQ). Inne, nurtujące problemy związane z prowadzeniem projektów prosimy przesyłać na adres dks@opi.org.pl.

Wskaźniki i monitorowanie

pokaż

W jaki sposób informować IW o uzyskanych wskaźnikach rezultatu w trakcie trwałości projektu?

Zgodnie z zaleceniem  Narodowego Centrum Badań i Rozwoju Beneficjent informuje IW o uzyskanych wskaźnikach rezultatu poprzez przesłanie sporządzonego w generatorze wniosku o płatność z wypełnioną tabela 15b - wskaźniki rezultatu. Wnioski należy składać corocznie do 31 stycznia kolejnego roku po zakończeniu realizacji projektu (w okresie trwałości projektu) oraz na ewentualne życzenie Instytucji Wdrążającej, w wersji XML oraz PDF do Ośrodka Przetwarzania Informacji, drogą elektroniczną na adres: monitoringpoig@opi.org.pl.

Czy w trakcie relizacji projektu można dokonywać zmian merytorycznych, np. zmian planowanych zakupów, modyfikacji zakresu realizowanych zadań i czasu ich realizacji czy też wydłużenia terminu realizacji projektu?

Zgodnie z par. 9 umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent nie może dokonywać zmian prowadzących do zmiany celów projektu w rozumieniu art. 57 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006. Inne zmiany merytoryczne można wprowadzić po uprzednim uzyskaniu zgody OPI. Zmiany wprowadzane są przez zawarcie aneksu.

Jak wypełniać tabele 15a i 15b (wskaźniki produktu i rezultatu w generatorze wniosków o płatność?).

Wskaźniki w tabeli 15a i 15b dzielą się na wskaźniki kluczowe i indywidualne. Podział wskaźników produktu i rezultatu dla poddziałań 1.1.1, 1.3.1, 1.3.2 na kluczowe i indywidualne oraz sposób  wpisywania ich do generatora wniosków o płatność podany jest w uszczegółowieniu zamieszczonym na stronie OPI pod adresem: http://www.poig.opi.org.pl/Realizacja-projektu-wytyczne-i-dokumenty.html#e

Jak obliczać wskaźnik produktu "Liczba studentów zaangażowanych w realizację projektu"?

Do wskaźnika zaliczamy studentów, którzy są bezposrednio zaangażowani w realizację zadań badawczych w ramach projektu (na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy zlecenie). Możliwe jest również wykazywanie studentów zaangażowanych w realizację projektu, którzy swoje zadania wykonują w formie bezpłatnych praktyk, stażu lub wolontariatu.

Wskaźniki produktu dotyczące EPC w fazie składania wniosku obejmowały też np. osobę spoza sfery B+R; wytyczne obecne nakazują aby w sprawozdawczości wykazać tylko osoby związane ze sferą B+R. Czy w takiej sytuacji wskaźnik będzie uznany za niewykonany?

Dla projektów zakończonych, w przypadku nieosiągnięcia wartości wskaźnika (dotyczy tylko EPC) Beneficjenci powinni umieścić informację, że docelowa wartość wskaźnika nie została osiągnięta ze względu na zmianę interpretacji wskaźnika w trakcie realizacji projektu (pismo MNiSW-DWI-WMS-524-11045-4/GP/11, z dnia 03.06.2011).
  
Jeśli w pierwszym roku po zakończeniu realizacji projektu, osiągniemy już 100 % realizacji wskaźników rezultatów, to czy można to sprawozdać w momencie osiągnięcia wartości docelowych (nie czekać do 31 stycznia) i równocześnie zakończyć coroczny obowiązek sprawozdawania wskaźników rezultatu?

Beneficjent może poinformować IP o wcześniejszym osiągnięciu założonej wartości wskaźników rezultatu i od tego momentu zaprzestać składania sprawozdań. 
     
Kiedy, i w jaki sposób korygować wskaźniki produktu wynikające ze zmian ujętych w kolejnych aneksach do umowy?

Skorygowane w aneksie wartości docelowe wskaźników należy przedstawić w kolejnym wniosku o płatność przypadającym po podpisaniu aneksu. Proszę poinformować o zaistniałym fakcie w piśmie przewodnim do wniosku o płatność.

ukryj

Realizacja projektów

pokaż

Kiedy należy wystąpić z wnioskiem o przedłużenie realizacji projektu?

Nie później niż 30 dni przed terminem zakończenia realizacji projektu.

Na jakiej podstawie mogą być ustalane stawki wynagrodzenia dla pracowników biorących udział w projekcie? Czy, i w jakim stopniu mogą odbiegać one od stawek ustalonych w regulaminie/innym dokumencie regulującym wysokość stawek w instytucji Beneficjenta oraz, w jakim stopniu stawki te powinny być zgodne ze stawką, wg której pracownik pracuje obecnie?    

Wynagrodzenie wypłacane pracownikowi jednostki musi być zgodne z przepisami prawa, wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IG 2007-2013 i regulaminem wynagrodzeń obowiązującym w danej jednostce. Należy pamiętać, że wszystkie wydatki kwalifikowane muszą być dokonywane w sposób oszczędny, to jest poniesione przy zachowaniu zasady osiągnięcia założonego efektu przy jak najniższych kosztach.

Czy jest dopuszczalne jednoczesne zawarcie z kierownikiem projektu lub danego zadania umowy o pracę w zakresie realizacji zadań administracyjnych oraz umowy zlecenia/ o dzieło w zakresie dotyczącym zadań merytorycznych?   

Jeżeli taka forma zatrudnienia jest zgodna z przepisami prawa obowiązującymi w tym zakresie oraz wewnętrznymi regulacjami jednostki Beneficjenta, OPI będzie uznawało takie wydatki za kwalifikowane w projekcie.

W jaki sposób można komercjalizować wyniki prac badawczo-rozwojowych?  

Komercjalizacja wyników badań naukowych przez Państwowe Jednostki Badawcze może nastąpić poprzez sprzedaż wyników prac badawczych i rozwojowych, udzielenie licencji na wyniki prac B+R lub wniesienie wyników prac badawczych i rozwojowych do spółki (szczegółowe informacje są dostępne w: Komercjalizacja B+R dla praktyków, Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Departament Wdrożeń i Innowacji, 2010 r. http://www.nauka.gov.pl/fileadmin/user_upload/ministerstwo/Aktualnosci/20101210_KomercjalizacjaBR_web2.pdf)

Czy, i w jaki sposób OPI monitoruje kwestie dochodu w projekcie?    

Zgodnie z Procedurą wyliczania i monitorowania dochodu w projektach I i II osi priorytetowej PO IG opracowaną przez NCBiR we wrześniu 2012 r., Beneficjenci wszystkich projektów, których całkowity koszt przekracza 1 mln euro, w trakcie trwania projektu oraz w okresie 5 lat od jego zakończenia, zobowiązani są do informowania OPI o przychodach oraz kosztach operacyjnych związanych z funkcjonowaniem projektu. Beneficjenci powinni przedstawiać ww. informacje raz w roku, w terminie do 31 stycznia. W oparciu o uzyskane informacje, OPI weryfikuje czy projekt generuje dochód w myśl Art. 55 rozporządzenia Rady 1083/2006, tj. czy bieżąca wartość rzeczywistych przychodów w rozumieniu Art. 55 ust. 1 rozporządzenia 1083/2006 przewyższa bieżącą wartość rzeczywistych kosztów operacyjnych projektu.

Czy zadeklarowana na etapie wniosku o dofinansowanie kwestia kwalifikowalności podatku VAT będzie mogła ulec zmianie w trakcie realizacji projektu?

Zmiana będzie mogła mieć miejsce w przypadku przechodzenia z VATu kwalifikowanego na niekwalifikowalny. Beneficjent powinien wówczas dysponować opinią organu skarbowego właściwego dla instytucji. Zmiana taka może wiązać się ze zwrotem części dofinansowania.

Staranie się o zapewnienie ochrony patentowej obarczone jest zwykle dużym ryzykiem. Zdarza się, że patentu nie uda się uzyskać. Czy wiąże się to ze zwrotem całości dofinansowania?     

Jeżeli w trakcie trwania projektu okaże się, że dalsza jego realizacja staje się bezprzedmiotowa, to przy założeniu, że Beneficjent dochował należytej staranności przy wykonywaniu wynikających z umowy obowiązków, zwracanie całości dofinansowania nie będzie konieczne. Projekt zostanie zakończony w terminie, w którym Beneficjent uzyska informację o braku możliwości kontynuowania procedury patentowej. Wszystkie wydatki poniesione do tego momentu będą uznane za wydatki kwalifikowalne.

Czy w ramach projektów patentowych (poddziałanie 1.3.2) kwalifikowalne jest wynagrodzenie pracowników, którzy brali udział w opracowywaniu wynalazku?

Co do zasady w ramach poddziałania 1.3.2 kwalifikowane są głównie koszty związane z opłatami urzędowymi w poszczególnych urzędach patentowych oraz koszty reprezentowania beneficjenta przed urzędami przez zawodowych pełnomocników. Pracownik, który brał udział w opracowywaniu wynalazku może być rozliczany w projekcie tylko w przypadku, gdy bierze udział w oparcowywaniu zastrzeżeń patentowych albo sporządza analizę dotyczącą stanu techniki w obszarze wynalazku. Kwalifikowalne natomiast nie będzie wynagrodzenie pracownika, które otrzymywał w trakcie prac nad wynalazkiem.

Czy aparaturę zakupioną w ramach projektu badawczego można po zakończeniu realizacji projektu wykorzystywać komercyjnie, tj. odpłatnie?

Można. Trzeba jednak pamiętać, że środki finansowe uzyskane w ten sposób będą stanowiły przychód w projekcie.

ukryj

Nieprawidłowości

pokaż

Czy w momencie stwierdzenia przez Beneficjenta konieczności dokonania zwrotu środków stanowiących wydatek niekwalifikowany beneficjent powinien dokonać zwrotu przed poinformowaniem IW?

NIE, Beneficjent powinien poinformaować IW o zaistniałym fakcie w konsekwencji czego zostanie poinstruowany (na piśmie), w jaki sposób powinien dokonać zwrotu oraz, na jakie konto, a także czy zwrot powinien być z odsetkami lub bez.

Czy zwrot kwoty niekwalifikowanej wraz z odsetkami powinien być dokonany tego samego dnia?

TAK, jest to bardzo istotne dla prawidłowego rozliczenia zwrotu.

W przypadku wezwania do zwrotu kwoty niekwalifikowanej wraz z odsetkami nastąpił zwrot kwoty głównej (niekwalifikowanej) bez odsetek lub w niepełnej wysokości. Czy w takim przypadku Beneficjent powinien dokonać uzupełnienia kwoty odsetek?

NIE, w takim przypadku ma zastosowanie §14 pkt. 5 Umowy "W przypadku niedokonania zwrotu środków w pełnej wysokości wraz z odsetkami określonymi jak dla zaległości podatkowych, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości głównej, rozumianej jako kwota dofinansowania przewidziana do zwrotu (bez odsetek) oraz kwoty odsetek jak dla zaległości podatkowych w stosunku, w jakim w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości głównej do kwoty odsetek". Benefijent zostanie poinformowany drogą pisemną o wysokości brakującej kwoty do zwrotu, a także w jaki sposób powinien dokonać zwrotu i na jakie konto.

Czy w przypadku stwierdzenia w trakcie weryfikacji dokumentów przez Fundację Fundusz Współpracy wydatków niekwalifikowanych Beneficjent powinien poinformować/dokonać zwrotu przed otrzymaniem wezwania od IW?    

NIE, o stwierdzeniu czy wydatek jest niekwalifikowany decyduje IW po weryfikacji raportu Funduszu lub w przypadkach budzących wątpliwość Beneficjent zostanie poproszony o szczegółowe wyjaśnienie w wyniku czego zostanie podjęta ostateczna decyzja o kwalifikowalności wydatku.

Jaki jest minimalny termin poinformowania Beneficjenta o planowanej weryfikacji dokumentów przez Fundację Fundusz Współpracy.   

Fundacja jest zobligowana do poinformowania Beneficjenta o terminie weryfikacji, nie później niż na 2 dni przed planowaną weryfikacją.

ukryj

Kontrola

pokaż

Co będzie podlegało kontroli projektu na miejscu?

Kontroli będą podlegały dokumenty finansowe, kadrowe, aktualność wewnętrznych regulaminów a także stosowanie się do nich oraz zamówienia publiczne. Kontroli podlegają ORYGINAŁY dokumentów. Beneficjent jest zobowiązany zaprezentować Zespołowi kontrolującemu sprzęt zakupiony w ramach projektu (również sprzęt przenośny, np. laptopy), opatrzony numerem inwentarzowym oraz  informacją ze wskazaniem źródła finansowania zakupu oraz wymagane logotypy. Ponadto Beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia do wglądu dowodów potwierdzający wprowadzenie sprzętu na stan środków trwałych. W przypadku aparatury badawczej, podczas kontroli trwałości projektu sprawdzane, czy aparatura ta została wprowadzona do ewidencji po zakończeniu badań.

Czy Beneficjent jest zobligowany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych? W jaki sposób należy szacować wartość zamówienia w projekcie?   

Beneficjent jest zobowiązany stosować przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) do udzielania zamówień publicznych w ramach Projektu, w przypadku gdy wymóg stosowania tej ustawy wynika z jej przepisów, w szczególności z art. 3, lub z przepisów odrębnych. 3. Jeżeli Beneficjent nie jest zobowiązany do stosowania ustawy, o której mowa w ust. 1, w przypadku realizacji w ramach Projektu zakupu jednego asortymentu towarów, usług lub robót budowlanych od jednego dostawcy towarów, usług lub robót budowlanych, którego wartość netto przekracza wyrażoną w złotych polskich równowartość kwoty 14 000 euro, Beneficjent dokonuje zakupu w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę. Zgodnie z opinią prawną dostępną na stronie
http://www.uzp.gov.pl/cmsws/page/?D;663;szacowanie_wartosci_i_udzielanie_zamowien_objetych_projektem_wspolfinansowanym_ze_srodkow_unii_europejskiej.html do szacowania wartości zamówienia należy wziąć pod uwagę wszystkie planowane zakupy w okresie realizacji projektu, a nie tylko w danym roku.

Na czym polega różnica między kontrolą przeprowadzaną przez Fundację Fundusz Współpracy a kontrolą Zespołu Kontroli POIG?   

Kontrola Fundacji Fundusz Współpracy polega na weryfikacji oryginalnej dokumentacji finansowej przedstawionej przez Beneficjenta w tabelach 11 we wnioskach o płatność, potwierdzeniu prawidłowości rozliczenia tych kosztów oraz ich kwalifikowalności. Kontrola Zespołu kontroli POIG jest kontrolą kompleksową, polegającą na zweryfikowaniu kwalifikowalności wydatków, dokonanych księgowań na wydzielonych kontach księgowych, kontroli rzeczowej realizacji  projektu - osiągniętych zakładanych celów i wskaźników, prawidłowości stosowania przepisów krajowych i unijnych (m.in. prawidłowości zakupów zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych).

Ile trwa okres trwałości? Jak należy rozumieć zakończenie realizacji projektu?     

Okres trwałości w perspektywie 2007-2013 dla funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności wynosi 5 lat liczonych od zakończenia projektu. Zgodnie z zapisami Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 poprzez zakończenie realizacji projektu należy rozumieć termin zakończenia realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie projektu.

Czy w trakcie relizacji projektu można dokonywać zmian merytorycznych, np. zmian planowanych zakupów, modyfikacji zakresu realizowanych zadań i czasu ich realizacji czy też wydłużenia terminu realizacji projektu?

Zgodnie z par. 9 umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent nie może dokonywać zmian prowadzących do zmiany celów projektu w rozumieniu art. 57 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006. Inne zmiany merytoryczne można wprowadzić po uprzednim uzyskaniu zgody OPI. Zmiany wprowadzane są przez zawarcie aneksu.

Czy Beneficjent będzie podlegał kontroli w okresie trwałości projektu i na czym będzie polegała taka kontrola?   

Tak. Zgodnie z wytycznymi do procesu kontroli dla instytucji pośredniczących i instytucji wdrażających dla Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Beneficjent może podlegać kontroli w okresie trwałości. Trwałość projektu mierzona jest przede wszystkim poprzez monitorowanie stopnia utrzymania osiągniętych rezultatów projektu zadeklarowanych we wniosku o dofinansowanie. Zgodnie z art. 57 Rozporządzenia WE nr 1083/2006 kontroli trwałości projektu podlegają beneficjenci projektu będący firmami lub organami publicznymi. Beneficjent  zobowiązany jest do zwrotu środków, jeżeli na podstawie czynności kontrolnych uprawnionych organów zostanie stwierdzone, że w okresie 5 lat od daty faktycznego zakończenia projektu, projekt ulegnie znaczącej modyfikacji, tj.:

a) wpływającej na charakter lub warunki wykonania projektu lub przyznającej beneficjentowi nienależne korzyści;

b) wynikającej albo ze zmiany charakteru własności danej pozycji infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej.

Znacząca modyfikacja w rozumieniu ww. rozporządzenia oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w pkt a) i co najmniej jednego z warunków wymienionych w pkt b), a ponadto pomiędzy tymi warunkami musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy, tzn. pkt b) to przyczyna, a pkt a) to skutek.
ukryj

ukryj

Najczęściej spotykane błędy

pokaż

  • błędy formalne w pieczęciach, podpisach, datach, np. na wniosku o dofinansowanie, w studium, załącznikach;
  • niezgodność przygotowania wniosku o dofinansowanie z instrukcjami wypełnienia, np. błędy we wskaźnikach, podpisach;
  • niezgodność przygotowania załączników do wniosku o dofinansowanie z właściwymi instrukcjami, np. brak rozdziałów w studium wykonalności;   
  • wersja elektroniczna wniosku nie jest tożsama z papierową tj. stempel czasowy (data sporządzenia) w wersji papierowej inny niż w wersji elektronicznej złożonej on-line;
  • brak któregoś z załączników, np. umowy konsorcjum, harmonogramu, studium wykonalności;
  • rozbieżności pomiędzy wnioskiem a studium wykonalności, np. różnice w kwotach dofinansowania, wartościach wskaźników.

Wnioski i rekomendacje z analizy błędów:

  • szczegółowe zapoznanie się z Regulaminem Konkursu jako kluczowym dokumentem w ramach konkursu;
  • szczegółowe zapoznanie się z instrukcjami wypełnienia i sporządzenia wniosku o dofinansowanie oraz zaleceniami do Studium Wykonalności;
  • szczegółowe zapoznanie się z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w POIG.

 
Błędy związane z rozliczaniem i przedstawianiem wniosków o płatność:

  • błędne wypełnianie tab. 11 w generatorze wniosków, szczególnie kolumny 5, gdzie zgodnie z wytycznymi powinny znajdować się następujące dane: numer zadania zgodny z harmonogramem rzeczowo-finansowym, kategoria do jakiej zakwalifikowany został wydatek i (jeśli chodzi o wynagrodzenia oraz listy płac) nazwisko osoby, której dotyczy koszt kwalifikowany przedstawiony w tab. 11;
  • błędy rachunkowe w tab. 11 związane z niewłaściwym naliczaniem składek na PDOF oraz ZUS. Beneficjenci często dopiero po zaakceptowaniu przez Instytucję Wdrażającą wniosku o płatność przesyłają informacje o błędnym naliczeniu składek;
  • rozliczanie przez beneficjentów większych kwot kwalifikowanych przekraczających kwoty wypłaconych zaliczek. Wnioskiem rozliczającym zaliczkę otrzymaną na dany kwartał beneficjent może rozliczyć tylko do wysokości kwoty otrzymanej zaliczki. Beneficjenci dość często przedstawiają wnioski o płatność przekraczające kwotę wypłaconych zaliczek;
  • brak przekazywania wraz z wnioskiem o płatność odpowiednich załączników, które stanowią całość rozliczenia i potwierdzają poniesione wydatki. Chodzi tu o wyciąg bankowy z konta projektowego na dzień złożenia wniosku o płatność oraz oświadczenie o przedstawionych wydatkach. W przypadku wprowadzenia poprawek do wniosku o płatność beneficjenci zobowiązani są do przesłania również wymaganych załączników;
  • brak dokonywania stosownej refundacji z konta projektowego na dzień składania wniosku o płatność. Beneficjenci często dokonują zapłaty z konta ogólnego i przed złożeniem wniosku o płatność nie dokonują refundacji tych środków z konta projektowego;
  • błędne dokonywanie zwrotów kwot niewykorzystanych na 120 dzień w podziale 85% do BGK i 15% do Instytucji Wdrażającej. Zgodnie z umowa o dofinansowanie, beneficjenci zobowiązani są do rozliczenia po 120 dniach otrzymanej zaliczki zachowując przy tym proporcje 85/15. Zgodnie z zapisami umowy 85% powinno być zwrócone do płatnika, którym jest BGK, a 15% do IW. Ponadto Instytucja Wdrażająca zobowiązuje swoich beneficjentów do informowania przed dokonaniem zwrotu o wysokości zwracanych w proporcjach środków. Do tego celu Instytucja Wdrażająca przygotowała tabelę pomocniczą, która otrzymali wszyscy beneficjenci.
  • nieterminowe rozliczanie zaliczek na 120 dzień: w przypadku nierozliczenia zaliczki w terminie 120 dni od dnia jej otrzymania Instytucja Wdrażająca naliczać będzie odsetki za każdy dzień zwłoki, liczone jak od zaległości podatkowych. Odsetki te powinny być również zwracane zgodnie z proporcją , czyli 85% do BGK i 15% do OPI.

Zwrot odsetek narosłych na kontach projektowych – zgodnie z umową o dofinansowanie odsetki powinny być zwracane na koniec roku do 15.01.2010.

ukryj
 
 
 
 
 
 
Newsletter: 

Używamy cookies i podobnych technologii m.in. w celu świadczenia usług i w celach statystycznych. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce, w jej ustawieniach. Jeżeli wyrażasz zgodę na zapisywanie informacji zawartej w cookies, kliknij „Zamknij”. Jeżeli nie wyrażasz zgody – zmień ustawienia swojej przeglądarki.Więcej informacji znajdziesz w naszej Polityce cookies.